Uzņēmums, kurā visi jau 7 gadus strādā no mājām. Pieredze, kas var noderēt arī tev.

Nē, šis nav kārtējais teorētiskais “5 padomi kā strādāt no mājām” materiāls. Šoreiz ar savu praktisko pieredzi dalīsimies mēs paši - mājas lapu un interneta veikalu izveides platforma Mozello. Pastāstīsim, kā mums izdodas nodrošināt augstu produktivitāti caur efektīvu darbu no mājām, strādājot bez sava biroja.

Darbs no mājām ir Mozello ikdiena kopš dibināšanas. Tā ir mūsu iespēja strādāt kā vienotai komandai, lai arī atrodamies 6 dažādās Latvijas pilsētās. Tā ir mūsu iespēja ietaupīt vairākas stundas dienā un ceļa izdevumus. Tā ir mūsu iespēja strādāt čībās un apenēs un pavadīt vairāk laika kopā ar mīļajiem. Mums nekad nav bijis sava biroja, nav pat tā īsti gribējies. Nu labi, ir gribējies, bet tad tikai tādu kāds ir Google, Apple vai vismaz Draugiem.

Šodien atklāsim kā mums ir veicies ar šo stratēģiju un izcelsim vairākas svarīgas detaļas, kas darbu no mājām var palīdzēt organizēt arī tev.

Infrastruktūra

Darba vieta mājas apstākļos

Strādājot no mājām ļoti svarīga ir darba vide. Protams, vajadzēs labu datoru un interneta pieslēgumu, taču ideālā gadijumā nepieciešama arī atsevišķa darba telpa vai labs datorgalds klusā stūrītī, īpaši svarīgi tas ir, piemēram, klientu apkalpošanas speciālistam, kam ar klientiem jārunā pa tālruni. Tāpat nevajag aizmirst par darba vietas ergonomiku, jo, strādājot no mājām, muguras problēmas neviens nav atcēlis.

Reiz klientu apkalpošanas speciālists intervijas laikā prasīja vai var strādāt no kafejnīcas. Nē nevar, jo netiek nodrošināta darba vides ergonomika, datu aizsardzība, kā arī pieklājības normas.

Protams, darbi ir dažādi un iespējas atšķirīgas, taču atbilstoša darba vide mājas apstākļos ir strādāšanas no mājām pamats, bez kā īsti nevar iztikt.

Palīgrīku izmantošana

Atbilstošu digitālo darba instrumentu izvēle ir pusceļš uz veiksmīgu attālināta darba organizāciju, jeb strādāšanu no mājām. Komunikācija starp darbiniekiem, dokumentu vadība, klientu apkalpošanas sistēma utt. - tās ir lietas, kuras nāksies sakārtot, lai pilnvērtīgi organizētu darbu attālināti.

Labi, ka mūsdienās ir virkne sistēmu un rīku, kas palīdz organizēt darbu no jebkuras vietas. Mēs Mozello pārsvarā izmantojam šādus:

• Komunikācija: Pamata komunikācijai savā starpā izmantojam darba vietas čata sistēmu Slack. Sistēmā ir redzami visi darbinieki, kas ir online, var komunicēt, čatojot individuāli, vai konkrētos čatos par konkrētu tēmu, piemēram, “klientu atbalsts”, “valdes sapulce”, “mārketinga jautājumi”, “brīvais laiks” utml. (maksas vai bezmaksas)
• Tikšanās: Tikšanās organizējam caur Skype (bezmaksas) Ja nepatīk Skype, var apsvērt arī Zoom (maksas), Messenger (bezmaksas) u.c.
• Klientu e-pastu apkalpošana: izmantojam sistēmu Groove Helpdesk, kas ļauj vienu e-pasta adresi apkalpot daudziem darbiniekiem no jebkuras vietas un vienmēr būt lietas kursā, tāpat Groove Helpdesk savienojas ar Facebook. (sākot no $6 / mēnesī par lietotāju) Šai sistēmai ir virkne gan lētāku gan dārgāku alternatīvu. Prastākais variants, bez ieguldījumiem būtu koplietot e-pasta kasti info@uzņēmums.
• Klientu zvanu apkalpošana: izmantojam LMT zvanu pārlaldnieku, kas ietver telefoncentrāles funkcijas - automātisko atbildētāju un zvanu maršrutēšanu vairākiem darbiniekiem. Līdzīgu sistēmu piedāvā visi operatori. (maksas, nav dārgi)
• Darbu plānošana un projektu vadība: izmantojam Trello (programmēšanas nodaļa) un Asana (mārketinga nodaļa). (maksas vai bezmaksas versijas)
• E-pasta adreses, dokumentu vadība: izmantojam Google Apps / G Suite (€5 / mēnesī par lietotāju)
• Klientu pārvaldība: izmantojam pašu veidotu IT sistēmu
• Grāmatvedība: Grāmatvedības pakalpojums ir ārpakalpojums, grāmatvedības sistēma ir pieejama online. Lai arī paši šo sistēmu neizmantojam, iesakām kolēģu darināto PayTraq, kas tiks galā ar grāmatvedību, preču un noliktavas vadību utt.

Darba organizācija

Strādājot attālināti komunikācijas laiks ir mazāks, tāpēc, lai neveidotos haoss un pārpratumi, ir jābūt pilnai skaidrībai - kurš ko dara un kad un kādā apjomā darbam ir jābūt padarītam, lai padarītais nepārklātos, kā arī darbi netiktu aizmirsti. Mūsu gadījumā ir diezgan strikti noteiktas lomas un darba plānošana ar mērķiem un uzdevumiem - tas palīdz.

Atbilstoša personāla atlase

Lai uzņēmums varētu veiksmīgi funkcionēt, ne tikai, strādājot no mājām, bet vispār, ļoti svarīgi ir atlasīt tādus darbiniekus, kas būs spējīgi koncentrēties un kas spēs sev nodrošināt adekvātu darba vietu. Darbs no mājām ir pilnīgi pretējs darbam birojā, kur kūsā dzīvība un liela daļa laika tiek pavadīta socializējoties ar kolēģiem. Ne visi cilvēki spēs bez īpašas piespiešanās efektīvi strādāt no mājām un ne visi savās mājās spēs iekārtot adekvātu darba vidi.

Konkrēta darba apjoma noteikšana

Viena no galvenajām uzņēmēju un darbinieku raizēm saistībā ar darbu no mājām ir produktivitātes noturēšana. Lai noturētu produktivitāti, ir nepieciešams fiksēt konkrētu izmērāmu un pārskatāmu darba apjomu, kas jāpaveic.

Mozello pieredze rāda, ka labi strādā sekojošas stratēģijas:

Stratēģija A: Jāizdara viss tas, kas ir jāizdara

Ir darbi, kur apjoma fiksēšana ir vienkārša, piemēram - klientu servisam ir fiksēts darba apjoms - ir jāapkalpo visi klienti - jāatbild uz visiem zvaniem un e-pastiem - tas ir izmērāms un pārbaudāms. Līdzīgi ir ar lietvedības menedžmentu - grāmatvedības dokumentu sakārtošanu utml. Cilvēki, kas veic šos darbus, tos paveiks tāpat, protams, ja vien darba apjoms ir tāds, kādu dienas laikā ir iespējams paveikt.

Vadības uzdevums ir nodrošināt, lai darba apjoms ir adekvāts un darbinieks ir kompetents, darbinieka uzdevums - paveikt visu darbu. Tieši tik vienkārši.

Stratēģija B: Uz mērķiem un termiņiem balstīta projektu vadība

Nedaudz grūtāk ir ar uzņēmuma projektu un produktu attīstīšanu. Bija laiks, kadmēs Mozello strādājām “brīvā režīmā”, paveicām ļoti maz, valdīja nosacīts haoss. Sapratām, ka tā nevar strādāt, tāpēc nolēmām ieviest vienkāršu, strukturētu, daļēji uz Agile principiem bāzētu projekta vadības sistēmu, kas darbojas apmēram sekojoši:

1. Nepārtraukti tiek apkopotas prasības, ieteikumi, vajadzības un idejas - viss potenciālais darāmais. Viss tiek uzkrāts lielos tematiskos sarakstos - ieteikumi, kļūdas, idejas jaunām funkcijām, mārketinga idejas utt.
2. Viss darāmais tiek grupēts pēc svarīguma (cik bieži klienti prasa, kāda ir ietekme uz produktu, uzņēmuma nākotni, peļņu utml). Šķirošanu veic atbilstošais vadītājs vai atbildīgie darbinieki, prioritātes apstiprina visi kopā, tikšanās laikā.
3. Viss izstrādes darbs tiek sadalīts 2 nedēļas ilgos darba ciklos (saukti par sprintiem). Katra sprinta sākumā no darāmo darbu saraksta augšgala pēc svarīguma tiek izvēlēti tieši tik daudz uzdevumi, cik varam un apņemamies paveikt 2 nedēļu laikā. Sprinta ietvaros katram darbiniekam ir jāpaveic noteiktie uzdevumi. Mūsu uzņēmumā 2 nedēļu periods ir optimāls, lai mēs varētu precīzi prognozēt un kontrolēt darba veikšanas ilgumu, kā arī saņemt pietiekami biežu gandarījumu par mērķa sasniegšanu. Ja uzdevumu nav iespējams veikt 2 nedēļu laikā, mēs to saskaldam mazākos uzdevumos, savukārt, ja darbiņi ir mazi, tad viena sprinta ietvaros tiek veikti vairāki no tiem.
4. Katru pirmdienu ir 1-2 stundas ilga tikšanās caur skype, kuras laikā tiek vai nu uzstādīti kārtējie jaunie mērķi (uzdevumi) - paņemot nākamos svarīgākos no darāmā saraksta, vai kontrolēts pašreizējā sprinta darbu veikšanas progress un veiktas korekcijas gadijumos, ja viss neiet pēc plāna.
5. Ja 2 nedēļu sprinta laikā neizdodās sasniegt izvirzītos mērķus, veicam analīzi - kāpēc tas notika un ko darīt, lai nākotnē mērķus tomēr izdotos sasniegt laikā.

Šāda sistēma mums ļauj sasniegt sekojošo:

• Mēs vienmēr strādājam pie paša svarīgākā darba uz to brīdi
• Tiek izdarīts tik daudz cik maksimāli iespējams ar pieejamajiem resursiem
• Veidojas mērķu sasniegšanas disciplīna
• Katrs zina, kas viņam jādara
• Regulāra mērķu sasniegšana un gandarījuma sajūta
• Tikšanās ir koncentrētas un aizņem tikai 1 - 2 stundas nedēļā = laika ietaupījums

Esam elastīgi, un laiku pa laikam veicam atsevišķas lielākas tikšanās vai korekcijas stratēģijā.

Starp citu, šī sistēma lieliski darbojās ne tikai strādājot no mājām, bet arī klātienē, tomēr, strādājot no mājām sistēma ir īpaši svarīga, jo veicina disciplīnu un fiksē konkrētu un pārskatāmu darba apjomu.

Svarīgi! Projektu vadības sistēmas ir dažādas, kas der vieniem, nederēs citiem. Varbūt pat nav tik svarīgi kāda ir sistēma, bet gan tas, ka sistēma ir un tā katram darbiniekam nosaka mērķus un izpildes termiņus.

Stratēģija C: Konkrēts regulāro darbu plāns (grafiks)

Darbi var būt gan projekta veida darbi, gan atkārtojošies (rutīnas) uzdevumi. Piemēram, mūsu uzņēmumā mārketinga pasākumi sastāv no divām daļām - a) unikālas kampaņas, kuru veikšanai tiek izmantota mērķu uzstādīšanas un projektu vadības pieeja un b) ikdienas darbiņi, kas regulāri atkārtojas bezgalīgi, piemēram, nokalpojušu baneru nomaiņa vai iknedēļas Facebook posts vai bloga raksts. Tie ir darbiņi, kas jāveic regulāri, lai būtu pareizais efekts.

Konkrēts, dokumentēts regulāro darbu plāns / grafiks / kalendārs nodrošina to, ka rutīnas darbiņi tiek paveikti un nekas netiek izlaists vai aizmirsts, nodrošinot nepieciešamo produktivitāti.

Drošība un datu aizsardzība

Runājot par darbu no mājām, bieži tiek aizmirsts par IT drošību un datu aizsardzību, taču to darbošanās no mājām nav atcēlusi. Lielākās organizācijās par šo jautājumu parūpējas IT departaments, izdalot darbiniekiem darba datorus, pārējiem jātiek galā pašiem.

• Iespēju robežās vēlams izmantot šādas aizsardzības stratēģijas:
• Darba vajadzībām tiek izmantots atsevišķs ar paroli aizsargāts dators, kura vienīgais lietotājs ir darbinieks;
• Darba datorā tiek uzstādīta tikai darbam nepieciešamā programmatūra;
• Darba datorā ir uzstādīta laba antivīrusa programmatūra un programmatūra tiek regulāri atjaunināta;
• Darbinieks ir iepazinies ar drošības un datu aizsardzības noteikumiem, piemēram, zina, ka nekādā gadījumā nedrīkst atvērt aizdomīgus pielikumus, spiest uz aizdomīgām saitēm e-pastos, sūtīt vai nedroši glabāt paroles utml.
• Tiek izmantots šifrēts savienojums (visas nopietnās sistēmas un rīki šo nodrošina)
• Neglabāt datora cietajā diskā sensitīvus datus, lai zādzības gadījumā tie nenonāktu pie nepiederošām personām (lai dati labāk glabājas drošās, ar autentifikācijas līdzekļiem aizsargātās attālinātās sistēmās)
• VPN savienojums, pieslēdzoties uzņēmuma tīklam, ja attiecināms un iespējams

Lielos vilcienos - uzņēmumam jāminimizē IT riski un jānodrošina, ka arī gadījumos, ja darbinieka dators tiek kompromitēts, sekas ir pēc iespējas ierobežotas. Piemēram, nodrošinot, ka darbinieks neglabā datorā klientu datu bāzi vai sensitīvus dokumentus, bet piekļūst tai caur internetu, izmantojot drošu, ar autentifikācijas līdzekļiem aizsargātu attālinātu savienojumu.

Socializēšanās un nesaiešana sviestā

Viens no lielākajiem izaicinājumiem strādājot no mājām ir sociāla kontakta trūkums. Īpaši spēcīgi tas skar ekstravertus cilvēkus. Šajā gadījumā nebūs viens universāls risinājums, pie kam vēlme socializēties var ļoti atšķirties atkarībā no darbinieka. Ja programmētājs bez kontaktēšanās var izturēt nedēļām, tad mārketinga vadītājs var gribēt kaut kur doties kaut ko darīt vairākas reizes nedēļā. Labi, ka viņa darba pienākumi to arī paredz.

Klasisks risinājums komandas labsajūtai - kopējas tikšanās, pasākumi un izbraucieni. Mēs, piemēram, laiku pa laikam rīkojam kopējas visas komandas pusdienas dažādos restorānos. Covid epidēmijas laikā esam mēģinājuši organizēt tikšanos caur Skype. Ir bijuši arī grila vakari un pa retam kāds brauciens uz ārzemēm.

Neskatoties uz visiem pasākumiem, nevarētu teikt, ka šajā jomā esam sasnieguši perfekciju, tāpēc noteikti turpināsim strādāt.

Kopsavilkums

Kas der vienam, varētu nederēt citam, tomēr Mozello pieredze parāda, ka darbs no mājām var būt kaut kas pavisam normāls, pašsaprotams un ikdienišķs arī ilgtermiņā gadu no gada. Ceram, ka, varbūt, vismaz daļa no mūsu pieredzes un stratēģijām noderēs arī tev un tavam uzņēmumam.

Ja tev ir pieredze strādāšanā no mājām, droši dalies ar komentāru.