Trīskāršo paveikto, jeb 8 laika plānošanas stratēģijas
Panika un padošanās. Tas dažkārt notiek miljons un viena nepabeigta darbu saraksta un termiņu žņaugu priekšā. Laiks neapturami rit uz priekšu, kalendāra lapas skaita dienas, darāmie darbi krājas grēdās.
Velns nav tik melns, kā mālē un, izrādās, laikam var likt ritēt pēc mūsu noteikumiem. Atslēga uz mērķu sasniegšanu un stresa samazināšanu ir laika plānošana.
Tālāk 8 veidi, kā viegli, ātri un nesāpīgi strādāt gudrāk:
1. Priekšroka vardei
Gudri cilvēki mēdz teikt, ka kontrole pār laiku ir kontrole par sevi. Tāpēc labākais veids kā sākt dienu ir kafijas vai tējas krūze vienā un plānotājs otrā rokā.
Rakstīt ar roku plānotājā, piezīmēt datorā vai izmantot plānošanas aplikācijas…
...ir tikai gaumes jautājums.
Prioritāšu noteikšana
Cik cilvēku tik laika plānošanas veidu un triku, tomēr tiem visiem ir kas kopīgs – prioritāšu noteikšana. Viens no vienkāršākajaiem laika plānošanas veidiem ir prioritizēt darāmo darbu sarakstu pēc termiņa, ieguvuma vai nepatikšanām, kas sagaida, ja darbs netiks izdarīts metodes.
Eisenhauera metode
Tiklab var izmantot arī Eisenhauera metodi: noteikt steidzamību un svarīgumu un sadalīt darbu sarakstu 4 iedaļās:
- svarīgi un steidzami darbi,
- svarīgi un nesteidzami darbi,
- steidzami/nesvarīgi darbi,
- sīkumi (nesteidzami/nesvarīgi darbi)
Pēc tam atliek vien atrotīt piedurknes un izdarīt svarīgos un steidzamos darbus, nekavējoties ne mirkli, pārējos izpildot pēc tam.
ABC paņēmiens
Var ņemt talkā arī 1-2-3/A-B-C paņēmienu. Sagrupēt darbus, ņemot vēra sekas – līgumsodu, finansiālu vai reputācijas zaudējuma iespējamību un tālāk viens pēc otra izdarīt un ar baudu izsvītrot no darāmo darbu saraksta.
80/20 formula
Ir cilvēki, kas aizrautīgi darba plānošanā veiksmīgi lieto 80/20 formulu. Iespējams tā noder arī tev. Lūk, tā darbojas vienkārši- plānojot darbus ir jādomā, kā 80 procentus no rezultāta vai labuma var iegūt iztērējot tikai 20 procentus no sava laika.
Ir gudri jāplāno darbi. Jāgrupē pēc lielākās uzvaras, ieguvuma, balvas principa. Jo lielāku uzvaru sniegs izdarītais darbs, jo svarīgāks tas ir. Relatīvi maz pūļu, liels sasniegums. Strādāt gudrāk nevis smagāk - saprast, kura darbība uzņēmumam sniegs vislielāko ieguvumu un tad vērst nedalītu uzmanību uz svarīgāko. Citiem vāŗdiem sakot - 80/20 formulas ieviešana dzīvē.
2. Saskaldi lielākos darbus
Steidzamība izvērtēta, darāmo darbu saraksts sarakstīts. Ko tālāk? Īsi un skaidri – saskaldi milzīgo darbu gabalos. Māja tiek būvēta ķieģeli pie ķieģeļa, tāpat arī vislielākie un visbiedējošākie darbi ir izdarāmi, ja tiek sadalīti posmos. Labs palīgs ir Tomato taimeris.
Atliek ievilkt elpu, nospiest laika atskaites pogu un vērst visu uzmanību uz 1 mazu darba posmiņu un tad nākamo, un vēl pēc tam nākamo. Drīz vien ceļa galā jau vīdēs finiša taisne.
3. Fokusē uzmanību!
Kas 9 no 10 gadījumiem atšķir cilvēkus, kas sasniedz savus mērķus no tiem, kas pusceļā apstājas? Talants? Nē! Spēja sasniegt finišu.
E-pasti, tikšanās, dokumenti, telefona zvani, internets – tas viss kopā veido informācijas jūkli. Runā, ka spēja darīt vairākas lietas vienlaikus ir 21.gadsimta pieprasītakā prasme.
Varbūt tā ir taisnība, varbūt tie ir meli. Tomēr tālāk var tikt sadalot līdzīgus darbus blokos un pievēršot tiem nedalītu uzmanību.
Piemēram,
- darbs pie e-pasta vēstulēm un atbildēm klientiem,
- darbs ar dokumentiem,
- konkurentu jaunās produkcijas izpēte,
- telefona zvani 10 piegādātājiem.
Tie visi ir darbi, ko var un vajag savilkt vienkopus. Tas palīdzēs izvairīties no uzmanības un enerģijas sadalīšanās sīkumos.
Var izmantot arī darbu sadalīšanu tematiskajos blokos, piemēram:
- Klientu pieprasījumu apstrāde
- Grāmatvedība
- Mārketings
- Produktu attīstība un izaugsme
4. Abrakadabra. Lūk, papildu laika resursi!
Grozies, kā gribi. Ikkatrs ir vēlējies savā nedēļā iestellēt papildus stundas vai pat dienas. Kur rast laiku, kad šķiet, ka visas tā rezerves sen jau pārtērētas?
Pirmkārt – uzvari sanāksmju bezjēdzību. Sanāksmes ir mītiski zvēri, kas izliekas par produktivitātes garantu, bet nepareizi lietotas ir nekas vairāk kā laika zagļi, kas pārvēršas nebeidzamās sarunās par Game of Thrones jaunāko sezonu un brīvdienām. Nosaki sanāksmes ilgumu un sanāksmes laikā risināmo jautājumu sarakstu, vēlamo sanāksmes rezultātu. Tikpat stratēģiski ir sasaukt sanāksmes konkrētā datumā un laikā katru mēnesi, tā ieradinot kolēģus un sevi laikus sagatavoties sanāksmei.
Otrkārt – noķer laika zagļus. Mums katram ir ieradumi, kas nemanot, bet lielā apjomā zog laiku. Svarīgi saprast, kas ir tavs netikums. Pietiks ar vienu apzināti pavadītu darba dienu un pierakstu blociņu, lai saprastu, kurš no populārakajiem niķiem ir tavs. Internets, garas pļāpas ar kolēģiem, telefona saruna ar mammu – šie ir tikai daži no populārākajiem.Tā dažkārt darba dienas beigas var pienākt ātrāk nekā spēj pateikt “šaursliežu dzelzceļš”. Triks ir vienkāršs – vispirms darbs, tad izklaides.
Treškārt – aizpildi “tukšo” laiku. Sastrēgumi, sēdēšana ārsta uzgaidāmajā telpā, aizkavējušās sanāksmes, nebeidzamas rindas lidostā. Tās visas ir laika kabatas, ko iespējams izmantot lietderīgi. Sākot ar e-pasta pārskatīšanu, aktuālāko nozares jaunumu lasīšanu, audiogrāmatu klausīšanos vai jaunu biznesa ideju plānošanu.
Un vēl laiku ietaupa mazie “triki” – automātiskie maksājumi, kur tas iespējams, apkopotas atbildes uzņēmuma mājas lapā uz biežāk uzdotajiem jautājumiem, iepriekš sagatavots saturs sociālo tīklu publikācijām.
5. D-e-l-e-ģ-ē
Deleģēšana ir prasme, kas jātrenē. Tā prasa spēju uzticēties kolēģiem, darbiniekiem un spēju izšķirt, kurš cilvēks spēs veikt konkrēto darbu visefektīvāk un labāk.
Deleģēšana ļauj pievērsties svarīgākajiem uzdevumiem, nesadaloties sīknaudā – tas ir mazajos darbos, kas mēdz būt svarīgi, bet atņem spēku virzībai uz lielo mērķi. Reizē pārdalot darbus kolēģiem ir iespēja praksē pārbaudīt katra spējas, veidot ciešākas darba komandas attiecības un katram likt justies noderīgam, novērtētam un uzticības vērtam.
6. Lielais mērķis
Lielais mērķis. Vārdu savienojums, kas ir gan salds, gan skābs reizē. Sviedri un dažkārt arī asaras, un ne ar ko nesalīdzināmā uzvaras sajūta, kad tas sasniegts. Ar lielo mērķi viss ir vienkārši. Tas ir vadmotīvs un pamats stratēģiskai laika plānošanai. Katrai darbībai – lielākai, mazākai vai pavisam niecīgai ir jāved uz lielākā mērķa sasniegšanu. Jā, lielais mērķis ir kā putns, kas brīžiem planē tuvā, citu reizi aizlido tālāk, taču jāatceras, ka ikkatra mazākā darba summa veido lielo kopsummu ir cerība mērķi sasniegt. Laika sadalījums ir soļi, kuri secīgi un stratēģiski sperti ved pie rezultāta vai tas būtu apgrozījuma dubults palielinājums, vai lasītāju skaita pieaugums, inovatīva produkta izstrāde.
7. Uzvaras - LIELAS un mazas
Uzvaras ir jāsvin. Vienmēr. Ir lielas uzvaras - līgumi par milzīgām summām, paaugstinājums darbā, inovatīva produkta radīšana un starptautiska atpazīstamībā. Un ir arī mazākas - tehnisku ķibeļu atrisināšana, kašķīga klienta nomierināšana vai gluži vienkārši sekmīgi pabeigta grūta darba nedēļa. Tie visi ir svinēšanas vērti mirkļi, kurus vajag lolot un veicināt. Uzsist pa plecu sev un kolēģiem, pateikt atzinīgu vārdu un dziļi ieelpot priekā par labi padarītu darbu.
Nav noslēpums, ka visi mazie, veiksmīgie soļi ved pie lielās kopsummas. Svarīgi to neaizmirst un ceļā uz grandiozajiem sapņiem novērtēt gan savu, gan citu darbu.
8. Balansa māksla
Atceries, ka vienmēr būs vismaz viena diena mēnesī, kad nekas neiet kā gribēts. Darbi nerit no rokas un laika plānošana saiet ķīselī. Tā gadās. Svarīgi piekopt balansa mākslu. Mēs ikkatrs esam savs lielākais un svarīgākais dzīves un darba resurss. Mēs mēdzam to aizmirst, skrienot vāveres ritenī, izdegšanu saucot par vājo izdomu un dedzinot sevi kā sveci no abiem galiem un reizē arī no sāniem. Nosēdušās baterejas ir grūti uzlādēt, tāpēc jārīkojas proaktīvi. Citi spēku rod dabā, citi dodas uz peldbaseinu, skrien, meditē vai skatās savus mīļākos seriālos kopā ar tuvajiem. Izvēles ir daudz un katram ir sava.
Jāatrod savs spēka avots un laikus jāatjauno enerģija, lai spētu sasniegt augstākos kalnus, domāt lielākās domas, noķert radošākās idejas, saplānot laiku un pārvērst savus sapņus taustāmā matērijā.
Kādas ir tavas laika plānošanas stratēģijas? Dalies komentāros par vislabākajiem veidiem kā savaldīt laiku un sasniegt kāroto.